在彻底提高您的生产力 - 它有一个秘诀 - 它被称为每周审查。

这不是一个非常秘密的秘密。这是一个秘密隐藏在平原的景象中。我们都听到了无数的次数应该每周花一些时间审查本周的日程安排和优先事项。

我们都听到了它,但在我的经历中,很少有人粘在困境中。甚至铁杆生产力极客都发现保持习惯令人难以置信的难以。

这是最近的推特民意调查只有38%的人表示他们经常完成一个,这是为了痴迷的受众:

我想我知道为什么:大多数人对每周审查有什么意义的意见是根本误解的。

他们认为这是一个综合“生活评论”,需要数小时的内省。他们认为它是他们生产力系统的“大修”,同样需要几个小时的浓度。

如果您认为您必须审核每个生命目标,大而小,短期和长期,只是为了清楚地了解明天,当然你会避免它。

谁有时间在已经堵塞的一周中进行这样的肠道壮举?

" alt="">

这种紧张 - 在需要执行这种有价值的习惯之间,而且这样做的不可能性 - 创造了一个令人难以置信的内疚感,甚至羞耻在这么多人中,我与之合作。它使他们负担担心他们的生产生命的林板 - 缺少了什么生产力大卫艾伦呼叫“掌握关键”到个人生产力 - 缺失。

在本指南中,我会重新评估每周审查以及它是什么 - 从Gargantuan努力到A简短,快速,轻松习惯,您将期待完成

什么是每周审查?

让我们从头开始:究竟是什么每周审查?

让我们使用类比预算。当他们说他们“预算”时,人们究竟是什么意思?

他们坐下来审查他们的预算类别,拨打小型调整和更新,并使用他们的预算来制定一周支出决策。

我们有一种直观的“预算”应该需要多长时间:可能是每周15分钟最长可达半小时最多。

保持简短的唯一方法就是包括做重大的财务决定,重新平衡投资组合,或重新考虑长期财务目标。

我们不能每周完全大修我们的财务。不仅是因为这会采取太多时间,也是过于紧张的,但投资策略的力量是它不会经常改变

每个财务顾问都会告诉您不要试图“推动市场”。他们将建议在风中改变您的投资目标。我们想要我们的钱化合物, 和如果我们留下资金,才能发生复合独自一人

所有这一切都在适用于我们的财务时具有完美的意义。但现在想想大多数人如何对其生产力进行每周审查。

他们认为他们必须审查他们的生命目标,重新组织他们的办公室和办公室,重新评估他们正在努力的每个项目,反思他们的价值观和责任地区,还有更多。

我想说清楚,这是完全疯狂

您的生产力就像您的财务状况:如果它经常更换,它就不工作。您正在投入您的时间和努力,这与您投资您的资金相同。但是对于你的时间和努力来说,你必须留下你的目标独自一人

如果您每周努力完全大修您的生命目标,那就是混乱的配方,而不是清晰度。这意味着你正在打断追求你的目标是为了改变你的目标。

这就像谷歌Maps重新计算a每5秒到新目的地的新路线- 确保您无处可行。

您的每周审查应该是一个快速入住,为即将到来的一周给予您清晰度,以同样的方式让您的预算快速更新有助于您导航您的每周财务。

具体而言,您的每周审查应完成三件事:

  1. 清除您的数字工作空间:整理完成工作的虚拟环境
  2. 更新您的可用任务:根据进来的新信息更新您的待办事项
  3. 决定你一周的优先事项:从你这周要做的事情中选择一个子集

这些都是必需品,而不是“好东西”。为了工作,你必须清理你的数字工作区。你必须更新你的可用任务列表,因为他们通过电子邮件和其他渠道涌入。你必须决定本周最重要的事情,这样你就知道下一步该做什么。

由于您必须执行每个任务,为什么不使它们有点更有意,战略和高效

您的每周审查是无论如何你要做的所有任务,合并成一个检查表和精简,以最大的效率。

如何进行每周审查

我在多年来测试,调整和炼制我每周审查时花了很多时间。

我已经尝试过长期,全面的清单,花了我半天的时间,下降到小小的核对中花了几分钟。我尝试自动化它,简化它,并将其集成到我的日常生活中。我甚至尝试过外包!

所有这些实验的结果都可以逐到这一点极其简单,5点清单

  1. 电子邮件
  2. 日历
  3. 桌面/下载
  4. 笔记
  5. 任务

我将其保留在电脑屏幕的拐角处的数字“粘滞便笺”中,因此我可以随时参考它:

此检查表巧妙地简单。但它的目的是深刻的:带我从整个混乱到全面清晰度,对我的优先事项公正30分钟平面

如果我在夫妻平静的工作之后检查,或者从3周的假期回来,这没关系:我跟着完全相同的步骤,以完全相同的顺序, 每次。这产生了几乎冥想的经历,每一步都深入嵌入我的肌肉记忆中。

要了解为什么每个项目都是必不可少的,它有助于了解它们中的每一个作为“收件箱”,其中收集了外部世界的某种重要信息:

  • 电子邮件:来自其他人的电子邮件
  • 日历:特定时间的电话和会议
  • 桌面/下载:文件和下载
  • 笔记:数字笔记我已经保存了
  • 任务:我要做的

这5个“数字收件箱”——你的电子邮件收件箱,你的日历,你的电脑桌面和下载文件夹,你的数字笔记应用程序,以及你的任务管理器知识工作者的绝对必需品。每个人都像一个保持区域,存放收入的信息,直到我准备好处理它们。

当我坐下来专注于一件事时,我需要能够完全关闭所有通信渠道并被中断屏蔽。但如果我没有信心,我就无法关闭外面的世界。任何新的东西都将可靠地捕获某处。

即使我设法完全关闭所有通知,我的自己的思想如果我不是,会打扰我肯定我可以回来把功课补上。

该图说明了每周审查如何作为数字收件箱的“扫描”。每个步骤流入以下一个步骤所以你只需“触摸每个项目一次”:

让我们检查一下每个步骤需要做什么。每一步都有一个视频,我在典型的周一早上通过视频回顾自己的每周回顾。你可以查看在这里youtube的完整播放列表

第一步:电子邮件

作为大多数知识工作人员的新任务的主要来源,电子邮件对所有来自的一切都具有最大的影响。这就是为什么我们想要在这里开始 - 以便我们188jdc金宝搏使所有后续决策与最新的更新

但是从电子邮件开始也引入了一个巨大的陷阱,几乎每个人都是这个陷阱的受害者:获取被卷入漩涡回复采取行动在电子邮件上。

如果你落入这个漩涡,我可以保证你不会逃脱。你将花费剩下的一天战舰,对紧急情况做出反应,并随着更多的电子邮件继续沮丧,随着更多的电子邮件继续倒入。

这里的关键是遵循一键收件箱零,我的指南以这样的方式设置电子邮件,您可以“仅触摸每个电子邮件一次”。如果您坚持本指南,并学会决定每台电子邮件需要做些什么,而不是这样做在美国,你可以在几分钟内处理几十封电子邮件。

收件箱零是一个强大的起点,本指南以它为基础,向您展示怎么做你的所有物品清理你的电子邮件收件箱,同时继续遵循“每件东西只碰一次”的原则。

请注意,通过先清理我们的电子邮件收件箱,某些项目“流”到我们接下来要检查的其他收件箱:

例如,你可能会注意到一封邀请来电的电子邮件,并将其添加到明天的日历中。您可能会看到一个附件,并将其下载到Downloads文件夹,以便稍后查看。你可以将电子邮件中的文本片段保存为数字笔记。当然,许多邮件会有你想要保存在任务管理器中的相关任务。

您可以使用这些行动充分信心你将关闭循环在后续步骤中。这是你打开每封邮件的“存档”按钮,然后查看下一封邮件时所需要的信心。

第二步:日历

你的日历接下来了。大卫艾伦称之为你一天的“硬景观”- 这不仅仅是你的东西喜欢在某个时间完成,但事情必须发生在一定时间。如果您错过了一封电子邮件,那就不是那么大的交易,但如果你错过了预约,那么后果可能是严重的。

在这一步中,我首先浏览我的日历过去两周,寻找需要采取的任何后续操作。这些可以包括向我遇到的人发送谢谢你,并在决定我们作为一个团队做出的决定之后,或者写下其他人正在等待我的任务。跟进是超级大国!

接下来,我扫描我的日历四周到未来来了解一下即将发生的事情。这经常浮现出我需要准备的事件或会议,像生日和纪念日这样的重要日期,或我需要开始考虑的接近决定。

在任何情况下,如果我发现我需要采取的任何操作 - 有时被称为“开环” - 我击中了“快速捕捉”捷径在我的键盘上(我设置到控制空间栏)并在我的任务管理器中捕获它,事物

就像前一步一样,任何需要进一步行动的项目都会汇集到后续步骤中。预约您在日历上遇到过去和未来,通常会触发相关的笔记或任务的想法,您可以使用像上面的快速捕获功能以秒为单位捕获。

第三步:桌面/下载

现在我开始了一周内有什么意义。但我不想在这里停下来!

接下来是时候了清除我的数字工作空间- 我保留我需要进行日常工作所需的文件和文件的地方。在我的情况下,这些是我的电脑桌面和下载文件夹,其中我下载或接收电子邮件附件收集的文件。

不知何故,在本周的过程中,这些地方总是因未知来源的随机文件而变得杂乱。

对于每个文件,我快速查看它是什么,然后将其直接发送到垃圾桶,将其添加到我的计算机文件系统或数字笔记应用程序(追随我的Para组织系统))或使用快速捕获快捷方式在我的任务管理器中捕获它。

订阅我下面的免费每周通讯,我会发给你我的两页的小抄使用Para,您需要知道的所有内容来组织您的数字生活。

这一步是关于让你的工作区清洁,删除透明地强调你的杂乱,并确保没有什么是蜿蜒的裂缝。就好像是Marie Kondo的整理方法,但对于您的数字环境

定期清除这些地方似乎不重要,但请查看我的实验桌面零你可以在那里找到一些极具价值的东西。其中一些文件表示你投入的真实智力努力,你要确保把它们留作未来之用。

再一次,在桌面上找到的项目和下载文件夹通常会成为备注或任务,流入铲斗,即将在几分钟内备份备份:

步骤四:笔记

当您完成前三个步骤时,您可能捕获了一堆新笔记。他们可以是您从重要电子邮件中保存的文本的片段,用于即将到来的日历上即将举行会议的子弹点议程,或者要从计算机桌面保留的文件。

我使用并推荐流行的Notes应用程序Evernote.(联盟链接),因为它的简单性和能力捕获来自各种来源的内容。我教一个叫做的在线课程建立第二个大脑我通过这个过程引导学生建立自己的笔记系统,这是如此强大,我称之为“第二大脑”。

订阅下面的免费每周时事通讯,我会发给您我的系列7个关键的心态转变您可以充分利用数字笔记的力量。

你也会遇到其他的笔记,比如你读过的文章或你的随机想法。这一步是对我这周做的有趣笔记的有益的“回顾”,我可能想要被提醒一下。

通过在一个集中的Notes应用程序中收集所有笔记,您现在可以在一批大批处理中删除它们。我通常会发现我每周创造大约15-30张笔记,它需要我不超过5分钟把它们放到笔记本上。

在第四步中,您将继续遇到打开循环,可以将其蒸馏到您的任务管理器。关于Web设计的一个注释可能会触发一个想法要发送到您的网页设计师。你从一本书中取出的纸条,你正在阅读触发了一个想法与老板交谈。您从文章中保存的剪辑会触发如何提高产品开发过程的想法。

如果备注触发了相关任务的想法,则可以使用相同的快速捕获快捷方式,我以前捕获您以捕获您。我只是尝试将内容从一个应用程序复制到另一个应用程序中,而是刚将链接复制到票据到任务中,如上面所示。每当我决定采取这种行动时,我就可以了只需点击一下,就能弹出提示

第五步:任务

到目前为止,我清理的4个收件箱都是我最终想要的:a简洁,但全面的任务清单我知道这是本周最重要的优先事项。

正如您所希望的那样,到目前为止,我的任务管理器收件箱充满了来自我寿命的许多不同的任务。我喜欢批处理这些任务一次,决定每一个:

  • 下一步行动是什么:确保任务尽可能清晰
  • 它的优先事项是什么:为高或中优先级应用标签(如果它是低优先级,我不应用任何标签)
  • 它属于哪个项目或区域:把它移到最可行的项目或责任范围内

这似乎是很多的决定,但通过使用快捷方式,并同时做所有的,它不超过5分钟

关键是尽可能选择选择性,如果是真的,只应用“高优先级”标签必须本周完成。否则,我冒着创建一个似乎无法完成的列表,这杀死了我的动机。我知道我会回来并选择下周的新一轮任务,所以我可以自由地离开列表中的大部分时间。

一旦我完成处理我的收件箱,就是时候选择我实际提交到本周的任务了。我使用Task Manager的“今天列表”功能,但几乎每个其他任务管理器应用程序都具有相似的功能。重点是你需要的选择您的总任务列表的子集的某种方式以专注于,而不是面对你的所有可能的任务可以完整,这完全压倒了。

要选择我今天的列表(这是本周列表),我按优先级过滤我的任务,并选择我想在本周上专注的任务,如上所述。这是一个直观的决定过程能够采取行动,我是什么需要采取行动,我采取行动。通过拥有所有潜在的任务,我可能选择在一个视图中放置在我面前,每个简洁和清晰,这个过程是比否则更容易。

对于我想要添加到今天的每项任务,我选择它并按事物快捷方式命令-T。一旦在今天列表中,我可以在我创建的标题下放置任务,所以我知道确切地当他们应该完成时。我现在创造了一个简明扼要,清除,优先的任务清单,以指导本周的行动,当我出去时,可以在我的电脑或移动设备上浏览。

考虑此列表中包含的令人难以置信的信息。在审查我的一周的过程中,我也是完全重置和刷新我的数字世界

  • 我的电子邮件收件箱是空的,其中任何任务在我的任务管理器中提取和优先考虑
  • 我的日历在我的脑海里,是艰难和软的承诺
  • 我的电脑文件夹是空的,等待下一轮下载,他们的内容组织,以便我可以很容易地找到他们
  • 我的注意收件箱是空的,所有的想法和洞察力都存储在哪里最有用的地方
  • 我的任务管理器的收件箱是空的,所有新的开放循环整齐地归档

在这一点上,我可以让我对我可能缺少的恐惧。我可以坐下来专注于做我最好的工作,因为我的思想完全致力于手头的任务,不要跟踪背景中的开放循环。

这是秘密总承诺- 知道每个和每条新信息都已考虑在平等的比赛领域。

大多数传统的提高效率的建议都告诉我们要把注意力集中在“今天”或“现在”必须做的事情上。但事实是,我们的待办事项清单是终点,不是起跑线

它是级联过程的最终结果从多个频道流入的信息,然后才能蒸馏到简洁待办事项列表总结了我需要知道的一切来采取行动。

如果你想了解更多关于管理数字待办事项清单的方法,请查看我的自定进度课程把东西像老板一样完成,我在大约2个小时内教人们如何组织任务管理器并使用它更有效地执行。

预防性维护的思想

每个专业都需要预防性维护,以保持顺利运行。

消防员必须检查他们的装备并确保泵处于运行状态。飞行员必须每次飞行时都会检查系统。外科医生必须确保他们的工具在手术前整齐地制定了消毒。

但是,当谈到知识工作时,我们采取行动,好像不需要预防性维护。我们让我们的电子邮件收件箱桩天空高,继续将数百个文件倾倒入计算机的每个角落,将任何随机的东西粘在日历上,并且必须在任何数量的地方分散。

我们的数字生活是乱七八糟的令人疑问吗?做我们的工作调用了这种令人难以置信的压力和焦虑吗?我们发现自己不断被信息不堪重负?

我们倾向于将责任归咎于所谓的“信息超负荷”的疫情。但是让我告诉你,不是每个人都被信息淹没了。我当然不是。还有另一种方式。如果我们真的想要被赋权而不是不堪重负,那么解决方案将无法在改变外观时找到。我们必须向内看面对复杂的世界,我们根本缺乏准备。

当我说“预防性维护”时,我不是指设备的物理硬件。这也很重要,但现代技术是如此能够实现很少的维护。

我在谈论预防性的保持头脑。我在谈论最先进的护理和喂养也是宇宙中最脆弱的机器:人类大脑。

保持思想是如此困难的是它是如此适应。您可以忽略此维护时间,似乎没有任何反应。

但在表面之下,混乱是积累的

在您的下载文件夹中丢失的文件,您承诺发送给客户正在逐步炸弹。注册一个重要会议的截止日期并没有反映在您的日历上,并且缺少它的后果是迫在眉睫的风暴。一个辉煌的想法,你救了你的笔记就会被发现,直到它为时已晚,就像冰箱后面的时髦闻到。

当它在表面上突破时,这种混乱仅变得明显。当一切似乎立即分解时,通常发生在最糟糕的时刻。就像长时间的旅行期间在高速公路上打破了一辆车,我们的系统倾向于在最大压力的瞬间崩溃

正如您需要拍摄重要幻灯片的照片一样,您的手机在中间会议中运行。您为紧急任务打开的下一个浏览器选项卡是崩溃计算机的选项卡。由于您的电子邮件收件箱,您的BOSS的请求被遗漏了总体阵容。

这些是“事故”,实际上是完全不可避免当您不保留您的工具和环境时。

每周审查是您的思想预防性维护,不再且不少。这是一周的预约,在议程上有一个项目:回到订购和清晰度。这是您在平等术语上评估所有潜在承诺的人,并决定留下什么以及何种方式。这是一种吹扫你的大脑的低级思考,让你的思想免费获得最好的创造性思维

如果你没有做或没有做每周回顾,这不能反映你的性格或自律。这不是你的错- 这是一个过时的教育系统的错,从未教过您如何为您的大脑进行预防性维护,这是您最重要的工具和资产。

如果你拒绝了这样做,直到现在,你的潜意识一直在寻找你的标志。众所周知,花费数小时审查你生命中的每个方面都不是有帮助的也不是必要的。它抵制了它所知道的是缺陷的运动。

在本指南中与您共享的每周审查的快速简便的方法是一个工具。它是随时获得清晰度的可靠工具。它提供了一种方法来保护自己免受新信息的持续存在,而不会与现实失败。它提供了一个明确的里程碑,在那里您可以感受到完成感,并花费一周。

法国小说家古斯塔夫·普鲁贝特曾经说过,“在你的生活中是常规和有序的,这样你就可以在你的工作中是暴力和原创的。”

如何做到这一点不再是一个谜:你的每周回顾是规则和有序的部分,而暴力的原始部分其他一切你是自由的知道你可以在30分钟内恢复正常。


订阅下面以获得免费的每周电子邮件,我们最好的新内容,或者跟随我们推特FacebookInstagram.linkedin, 或者YouTube。或者成为一个帕迪斯成员获得即时访问我们的全部收集的成员只职位。