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想象一下完美的组织系统。一个支持和增强您所做的工作的人,告诉您正好在哪里放置一段信息,并且在需要时确切地找到它的位置。

该系统必须是:

  • 通用,包括来自任何来源的任何可想象的信息
  • 灵活的,能够与您在未来和未来一起使用的任何项目或活动
  • 简单的,不需要任何耗时的维护,编目,标记或重新组织超出最小值
  • 可操作,与任务管理和项目管理方法无缝集成
  • 跨平台的,能够与任何应用一起使用,现在存在或尚未开发
  • 结果导向,以支持提供有价值的工作的方式构建信息
  • 模块化的,允许隐藏或揭示不同级别的细节,具体取决于当前任务的需求
  • 机会主义的在良好的意义上,利用已经执行的工作,而不是要求专用的开销时间

我相信我开发了一个组织符合所有这些要求的数字信息的系统。经过几年的介绍它的各种各样的人,我有信心它的工作原理。在这篇文章中,我将尝试向您展示如何。

P.A.R.A.代表项目 - 地区 - 资源 - 档案,包含您在工作和生活中可能遇到的每种信息的四个顶级类别。

让我们从定义开始。这些非常精确地制定:

一种项目是“一系列与目标相关的任务,截止日期。”

示例包括:完整的应用程序样机;制定项目计划;执行业务发展活动;写博客文章;最终确定产品规格;参加会议

一个责任地区是“一个随时间而维护的标准的活动范围”。

例子包括:健康;财务,专业发展;旅行;爱好;朋友们;公寓;车;生产率;直接报告;产品开发; Writing

一种资源是“持续兴趣的主题或主题”。

例子包括:习惯形成;项目管理;transhumanism;咖啡;音乐;园艺;网络营销;搜索引擎优化;室内设计;体系结构; note-taking

档案包括“来自其他三类的非活动项目”。

示例包括:已完成或变为不活动的项目;您不再致力于维护的地区;你不再感兴趣的资源

让我们来看一个视觉隐喻:

我们每天都在完成任务,这些任务被自然地分成项目,这些项目属于职责范围。

例如,您可能会发现自己撰写博客文章的第一个草案,这些博士帖子与项目“产品x发布”相关联,该项目落在责任范围内称为“产品开发”。这可能只是您在工作中负责的几个活动领域之一,以及“业务战略”,“招聘/人员配置”和“财务报告”。在您的个人生活中,您还有更多领域,例如“育儿”,“爱好”和“公寓”。

项目与责任地区

这些定义似乎相当简单,但我希望在项目和责任领域之间的差异零。经过多次审判和错误,看到许多人在他们之间挣扎,我来相信这两个类别之间的最小困惑是许多个人生产力问题的深深根深蒂固的原因。

让我们将这两类的定义分解为两个部分:

一个项目有一个目标要实现 - 将发生的离散事件,允许此项目完全检查并从列表中击中。这个目标应该是由一个人发生的特定时刻及时.它有一个截止日期或时间框架,无论是外部还是自我施加。

相比之下,责任地区有一个标准保持。并且没有结束日期或最终结果。您在此领域的表现可能会随着时间的推移蜡和衰退,但标准不确定并且始终需要一定程度的注意力。

项目总是分为区域。几个例子:

  • 运行马拉松是一个项目,而健康是一个区域
  • 出版一本书是一个项目,而写作是一个区域
  • 节省3个月的费用是一个项目,而财政是一个区域
  • 泰国度假是一个项目,而旅行是一个区域
  • 规划周年晚餐是一个项目,而配偶是一个地区

在所有这些示例中,项目都有完成日期。它们要么完整或不完整。另一方面,责任领域具有必须无限期维护的性能标准。

制作名单

现在我们已经奠定了基础,让我告诉你这两个类别之间甚至如何微妙的混淆会导致这两个问题。

与客户合作作为生产力教练时,我将要求他们的第一件事之一是向我展示他们的项目列表。我需要这个,以了解他们所做的什么样的工作,他们目前的工作量以及他们积极努力的结果。

他们通常会给我一些看起来这样的东西:

你看到这个问题吗?不是此列表中的单个项目是项目。做“假期”结束了吗?有时候可以从列表中跨越“生产力”一劳永逸?不 - 这些都是持续的责任领域,而不是项目。

那又怎样?这只是语义学,对吧?

我不这么认为。你有三个绝对批判的事情不能除非您将责任领域分解为明确表达项目。

第一个是那个您无法真正了解您承诺的程度:

我经常询问以下属于“能力/利用率”类别的问题:

  • 我如何知道我是否应该减少工作量,或增加它?
  • 我如何知道我应该在任何时候都有多少个项目?
  • 短期项目与长期项目的正确组合是什么(或研究与生产,或计划与执行,或分析与综合,或任何其他二分法)?

但我甚至无法为特定人员回答这些问题,直到我有目前的工作量和项目组合。

看看上面图像左侧的列表 - 是否“招聘/人员配置”给您任何感觉这个人的工作量或承诺吗?不。这可能包括几分钟,一直到全职工作,介于两者之间。这是一个黑匣子,没有信息。

现在看看右边对应的项目列表——这难道不会让你更好地了解这个人的工作量,甚至他们所从事的项目的性质吗?

在你知道你致力于什么之前,你无法知道改变什么。以及你致力于的是没有模糊责任的集合,而是一个简短的有形结果清单。换句话说,项目。

第二,你不能将当前的努力与长期目标联系起来:

我经常用知识工作者说,最大的瓶颈总是早上起床。知识工作不仅需要我们的时间和努力,还需要我们的参与和创造力。因此,个人动机是取代所有其他问题的主要问题。

现在,想象一下,日复一日,周复一周,月复一月,甚至年复一年,醒来时看到左边的清单会产生什么样的心理影响。责任范围很少改变,记得吗?无论你工作多么努力,无论你工作了多少年,这份永不改变的责任清单只会变得越来越重。

如果我试过,我无法设计更好的杀死个人动机方法。

通过将这些责任分解为Bite大小的项目(如右侧的列表),您可以确保您的项目列表将每周变为几乎。这会产生节奏和项目完成的势头,以保持您的动机。它产生了最新的常量新奇研究建议对满足感至关重要。

你可以总是将您的责任分解为更小的项目。即使对于生产新产品可能需要数年的研究(如上面的例子),即使它们只是“确认的”或“获得的结果,也有明确的实验。请记住没有固有的结构或工作单位.您不必接受您的经理、团队或组织对项目的定义!

第三,您无法知道您是否正在向您的目标取得进展:

您是否拥有准备年度绩效审查的经验,而且无法想到过去一年中所取得的事情?这是肮脏的,并让你进入你的经理办公室的确切错误,并自豪地称你的成就。更不用说谈判促进或薪水。

现在想象一下,如果你把这个“事件”区域分解成你计划和执行的每一个单独的事件。这不仅能清楚地显示出你所经历的进步和成长,每一件事都是建立在之前一件事的基础上的,还能方便地为你提供一份业绩清单,将其列入年终绩效评估中。这样你就不仅仅是一个列表了——你可以为每一个完成的项目建立一个独立的文件夹,里面有具体的笔记、资产和学习成果。

有关项目的最后一个注意事项与地区:它们需要完全不同的思维方式,方法,工具和方法。项目要求您将激光聚焦,无情地驾驶结果,粉碎或避免障碍,忽略分心(即人)。另一方面,区域需要谨慎,平衡,流动和人类的联系。这是习惯,例行,仪式和故意社区的境界。地区需要内省和自我意识,因为确定您是否符合您的标准是一种直观的练习,而不是分析的。

你可以很容易地看到这种区别导致未能实现共同的挫折:如果你有一个项目,你认为是一个区域(例如,这本书我一直“写作”好几年了,这感觉就像一个永无休止的我生活的一部分),它会继续下去。如果你有一个领域,你认为是一个项目(例如,一个健康结果,如“减掉X磅”),你会立即恢复原状,因为你没有落实任何机制来维持标准。

一旦您花时间制定清除项目列表,您可以执行非常亮起的练习。与您的目标列表并排放置,并将每个项目与其相应的目标绘制匹配的线条:

大多数人发现它们并不完全匹配。这是有问题的,因为没有相应目标的项目被称为“爱好”。如果你没有承诺或没有完全清楚地表达出你想要的结果,你一定只是为了好玩才这么做。

如果你有一个目标,却没有相应的计划,那就是“梦想”。你可能全心全意地渴望它,但如果没有一个积极的计划,你实际上目前没有任何进展。

现在,爱好和梦想没有错。他们给生活意义和目的。但请不要将它们与项目和目标混为一组。要清楚你正在进行进步,你必须清楚你不是。为了觉得舒适的说不,不重要,你必须在晶体上清晰。

首先定义项目列表

这里的底线是,定义您的项目,或者他们将定义您.你会经常被拉进别人的项目中,并且发现即使别人提供帮助你做你的项目,你也不知道他们是什么。

具体意味着什么,你应该与任何特定的程序或工具分开定义项目。将它们写在一张纸或空白文件中,远离任何软件程序的提示,激励,约束和假设。

这允许您做的是在您选择的任何程序中扩展并表现出这些项目:

完全相同的项目列表可以在每个程序中复制

这就是为什么这很重要:您将始终需要使用多个程序来完成项目。您可以使用像Basecamp,Asana,Jira或Zoho等集中平台,但技术在任何一家公司都能为每个公司做出太多的前端推进太快。

而不是打击潮流并寻找一个平台来统治它们,“制定了您的项目列表,然后在您使用的每个工具中复制该列表。我建议这样做,以至于完全相同的拼写,标点符号和大写,以便您在程序之间的转换尽可能无缝。

我注意到人们倾向于在他们使用的每个程序中使用不同的组织方案。他们试图根据每个程序的功能调整不同的方案,迫使他们的大脑在每次切换程序时“加载”并记住不同的方案。这对学习可能更适合专门任务的新工具造成了阻力,抑制了创新。

在上面的示例中,每个程序中项目列表都相同,并且可以进一步扩展到任何其他程序。这利用每个程序的唯一能力,同时保持项目层统一跨接口。

p.a.r.a.给你最好的两个世界:一致性集中化,与适应性分权。

它根据三个核心原则运作:

第一个原则就是它使用数字4作为指南.整个层次结构是四个类别宽(项目,地区,资源,档案),不超过四个层次深(使用Evernote作为示例,级别将是:应用程序>堆栈>笔记本>笔记)。

第四次被称为“魔法”研究表明它似乎是各种认知过程的自然限制,从工作存储器到对象跟踪到快速枚举。在更推测的调查结果中,一些原始部落似乎只有特定的单词才能达到第四个,许多动物似乎能够区分四个单独的物体。

它是否是一个真正的限制,它是一种有用的限制,以防止组织过度入工的两个主要血统:太多类别,以及太多层次的层次结构。

第二个原则是p.a.r.a.完美镜像您的任务管理和项目管理系统.相对年轻的领域个人知识管理(PKM)对这个话题有很大说法,但我相信任何不符合执行工具的PKM方法都注定要永远在后燃烧器上萎靡不振。

所有四个顶级类别都是跨程序复制的

第三个原则是p.a.r.a.保留并实际增强任何生产力系统必须使得最重要的区别:在可操作和不可动作的信息之间.使得这种区别允许您留出95%的信息,以专注于手头任务所需的5%。

它如何增强可操作性?认识到可行动性并不是非黑即白。相反,它是一个梯度,一个光谱,应该根据上下文隐藏或显示。这遵循一种众所周知的设计技巧进步的信息披露 — only show the user as much information as they need in the moment. This helps minimize the cognitive load that knowledge workers must always contend with.

日常生活,在让事情完成的沟渠中,您可能会专注于第一列,查看仅限于活动项目的材料。这可能包括您的任务管理器(或者至少是您任务管理器的“今天”或“下一个”部分)以及“项目”堆栈,如Evernote(如Evernote):

例如,在更广泛的地平线上,在每周审查时,您将扩展您正在考虑的信息范围包括包含责任领域。这是一种更深入的内省水压:您目前是否在您致力于您自己的每个地区为自己设置的标准?如果没有,是否有任何新的项目,习惯,例程,仪式,或您想要开始,停止或改变的其他做法?

在更大的范围内,也许在每月的回顾中,您可以扩展您正在查看的内容的范围,包括参考资料。你有什么新的兴趣想要更认真地追求吗?有没有什么是你允许停滞的,你想重新启动的?你目前的项目有没有给你一个理由去追求相关的兴趣?

参考资料栈也是“研究”所在的地方。这里的笔记本往往有最客观有价值的信息,当你在寻找材料在博客文章中使用,推荐给某人,或工作项目时,你可能想要访问这些信息。下面是我自己收集的一些笔记,很好地显示了我的兴趣,每个笔记标题右边的笔记数量显示了我收集了多少关于这个主题的笔记:

最后,档案是您完成项目的投资组合,每一个不活动,但准备在未来项目中重复使用和回收潜在有用的材料。我经常发现能够重复使用我的注意事项,这是一个精心设计的幻灯片,一个提案的一部分,或其他资产为我节省了大量的时间,这在我正在做一切的自由职业生涯中尤其重要我。最容易回忆起资产基于创建时的资产以及它与之关联的项目,如果搜索没有作业:

除了重用项目资料外,档案还可以用于项目回顾,年度回顾,以及恢复和建议,您需要“展示您的工作”。

阅读第2部分:PARA操作手册


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