帖子邮寄Nat EliaIson.

我把蒂亚戈的建立第二个大脑(BASB)和把东西像老板一样完成(GSDLAB)2017年秋季的课程。

当时,我是一名独奏运营商在我的博客上工作,并进行一些营销咨询,并策略完美地工作。

但是,在明年,我从自己努力运行一个拥有五个全职员工加五十承包商的营销机构。最重要的是,我不得不管理我的机构的工作,我的博客, 我的播客,我的个人生活,以及茶公司和作家配对服务等机构子项目。

随着我团队工作的范围,我喜欢的Evernote-refire Basb格式开始分解。Evernote在很多事情上都很伟大,但合作不是其中之一。事情也是Basb和Gsdlab中的首选任务管理器,不适用于团队,并且我需要更加明显,即我需要更改我的段落实现以适应团队的工作。

具体来说,我需要弄清楚某种方式:

  1. 保持所有活跃项目的鸟瞰图
  2. 跟踪并优先考虑我的项目和目标
  3. 在这些项目上与我的团队合作
  4. 让团队能够轻松地找到相关信息

对于其他喜欢BASB和Tiago的工作,但已经努力为他们的团队实现他们,希望这将是有用的。它仍在不断改进中,但下面是对我们有效的方法。

我也将尝试以Tiago他的段落实施方式解释它,从任务级别开始并使我们的方式工作。

作为一个组织哲学

获得段和伤害为团队工作的第一步是松动严格的。当你只是你的时候,有一个严格的组织风格工作很好,但是当您需要团队成员也与您的组织方法合作时,严格成为采用的障碍。

你想要一些订单,但它没有那么多。从我注意到的是,严格可以在移动Para层次结构时获得宽松。

你不想失去的是帕拉的基础组织哲学,我解释为:

  1. 活动项目应在一个地方拥有他们的相关信息和任务。
  2. 项目应尽可能包含在“区域”内。
  3. 同样,各区域也应该将所有相关信息放在一个地方。
  4. 将活动信息(项目和区域)分开并非活动(资源)。
  5. 存档任何活动,或不再有趣。

您可以在任何工具组合中实现这一点,但在尝试几个不同的工具之后我们发现的工作最佳是使用Asana和Google Drive的组合。

我个人也仍然使用Evernote,旁边有一些工具可以让这个过程更容易,但几乎所有东西都在Asana和谷歌Drive中。

项目层

我们所有的活动项目都是从Asana开始的。有时,项目是非常具体的,并符合PARA对“项目”的定义,就像这一个启动作者仪

然后其他时候,项目更像是因为他们正在进行,并且没有特定的结束日期,就像杯&叶编辑日历:

你可以把每一篇文章看作是它自己的小项目。当你打开一个文章任务,你可以看到所有的步骤导致其完成:


因此,在这种情况下,编辑历板是包含所有这些物品项目的区域。

再次,术语并不巨大重要,这是你想要的潜在哲学。每个项目都应拥有它的所有相关任务(该项目是否需要自己的ASANA板或仅为任务/卡)。理想情况下,它也应该拥有所有相关信息。

我们通过每项任务中的丰富说明这样做。对于文章项目,我们将拥有任务中包含的所有图像,文档和其他链接:

对于一个更大的项目,需要自己的Asana董事会,我们也会在其中详细地完成每个任务:

在这种情况下,我已链接到特定的电子邮件正面有人在网站上给我反馈。通过点击链接,我可以快速打开电子邮件,执行他们的反馈,类似蒂亚戈的收件箱零策略

这种用于组织信息的丰富任务策略,类似于在Evernote文件夹中包含项目信息的策略,是90%的工作。从未查看过我们的Google Drive的人可以轻松导航到他们需要从丰富的任务中完成项目所需的文档。

偶尔我们也需要一些区域级别的信息来参考,这也是我们在Asana板中所做的。在编辑日历的例子中,我们将链接到我们在董事会描述中组织更广泛的策略的电子表格:

如果您不熟悉Asana,这可能会在您的脑海中进行方式,但可以将原则复制到任何团队协作工具:

  1. 为每个项目创建清晰的步骤(任务和子任务)
  2. 将每个步骤分配给一个人具有特定的截止日期。
  3. 在任务中包含所有相关的项目信息,这样就不需要寻找了。

在Asana之外,我将实现项目层的另一个地方是Drive。我的顶层看起来像典型的PARA实现:

然后在项目中,我有任何不适合现有区域的项目的文件夹。在地区内,我为所有客户提供文件夹和持续的焦点(如杯子和叶子),随着项目变成区域(就像作者发现者)它会被移动到区域文件夹中。

从正常的段落中,这里的大区别是我不严格追随驱动器组织,我不希望我的团队也要。一切都在ASANA组织,因此我们不需要,只要我们知道我们正在寻找的文件夹的名称(或它链接),那么该文件夹所在的位置并不重要。

区域层

关于我们在项目部分所涵盖的内容之外,还没有大量的区域。区域只是您将项目放入的集装箱,无论是在Asana作为董事会,还是作为文件夹的驱动器。

在Asana中这样做很容易,但驱动器就是它可以弄得凌乱的地方。您需要努力在正确的位置提交所有文档,以便您团队中的其他人可以找到它们,而且没有每个人都经常互相询问某事。

我们在项目层中谈论的丰富任务有很多帮助,但是开车中具有明智的区域文件夹。来自普通帕拉的一个差异是我会做嵌套区域。

例如,客户是一个区域,但每个客户也是一个区域。区域内的顶层看起来像普通帕拉:

但在一个区域内,可能会有区域和项目的混合:

随着您公司可能正在进行的不同区域和项目的数量,双层地区的层次结构使生活更容易(和组织)。您可以想象,如果所有这些(以及所有其他子区域)都在顶级文件夹中,我的区域文件夹的杂乱是多么凌乱。另外两个单独的部分(顶级项目和区域文件夹)加上杯和叶项目和区域会发现凌乱的东西。

到目前为止,两层已经足够了,但未来降至三层或许是有意义的。每个业务领域可以有自己的PARA分解,当您达到一定的临界信息和移动片段时,这将是有意义的。

我认为,关键是要保持Tiago在BASB中所说的灵活性。体制应该为你服务,而不是你为它服务。

资源层

我们的资源层完全在谷歌驱动器中,主要包含模板、标准操作程序(sop)、数据和设计。


我们最终在我们的业务中使用了很多模板,并且在我们的资源文件夹中拥有专用文件夹使得可以轻松地将它们保持在一个地方。SOP也是如此:当我们发现我们可以系统化的东西时,我们喜欢将其写成并将其交给承包商,所以拥有一个地方的所有人都让事情变得容易。

除此之外,我们还有一个共享的“教育”文件夹,可以访问许多不同的在线课程(和我们的逐步总结我们有一些过去客户的成果,我们的品牌设计,以及其他一切不太适合一个活跃的项目或区域。

在个人级别上,我也使用Evernote为自己的资源收集。如果我正在阅读某些东西并注意到它,或者找到一个有趣的网站,或者想击败文章的注意事项,我通常会在Evernote这样做。尽管如此,我尝试将其专门用于个人项目相关的,并保留在驱动器中相关的团队。

归档层

归档层是最简单的:当某件事不再相关时,它要么进入Drive中的archive文件夹,要么被归档到Asana中。

ASANA中的存档项目特别有用,因为他们最终可以在未来的项目中成为有用的模板,因此我们倾向于将它们保留在存档区域而不是删除它们。这可以使我们的一些团队混乱,但由于默认归档项目被隐藏,因此您通常不会看到它们。

两个更细节的细节

还有一些其他细节有助于使这个系统良好工作。

没有电子邮件

我们从不在内部使用电子邮件,而是在松懈中完成一切。如果有人通过电子邮件向我们发送一些重要的东西,我们将其转化为ASANA任务和驱动程序文件,并会在您需要讨论的情况下讨论松懈的电子邮件。

这使得在我们的电子邮件中确保没有文件,备注或讨论丢失,而且我们从来不必去Gmail寻找客户所说或者我们互相互相说的话。我们需要它的地方。

由于它与Slack集成了这一简单,让您将整个电子邮件对话融为一体,以便在那里讨论它,这是它的样子:

就像我之前提到的,我可以很容易地把电子邮件变成Asana任务:

的高级视图

因为我有很多不同类型的项目同时进行,有些是在Growth Machine内部,有些不是,所以我在电子表格中保留了一个单独的高级视图,这样可以更容易地检查我的目标和我正在进行的项目。

我在我的文章中更深入地讨论了我如何保持富有成效,但它让我轻松设置每月,每周和日常目标,并将它们绑在每年的目标。

当它相关时,我还将每天,每周或每月目标链接到相应的ASANA板上,只是为了使我的电子表格搬到Asana的相关部分。

这一部分并不是必须的,但如果你有一堆不同的项目需要掌握,它肯定有助于你跟踪所进行的所有事情。

电子表格和Asana之间的最大区别是电子表格是我个人正在做的所有项目,而Asana是公司正在做的所有项目。并不是所有的公司项目都有我参与,所以它们不需要出现在电子表格中。

实现自己

这是为我和我的事业量身定做的,所以我不建议你尝试复制和粘贴到你的生活中。

但是指导它的基本哲学,PARA以及如何将其扩展到团队,应该适用于大多数想要轻松协作并保持生产力的小型企业。它与工具无关,对于远程和异地团队都很有效。

如果你在试图迫使自己进入一个僵硬的系统时,你会得到太挂起,那么在你尝试添加其他人时,它就不太可能努力。

相反,你应该尝试它,调整它,让它成为你经营企业的自然组成部分。


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