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我谈论在Evernote HQ定量GTD

作者:Tiago Forte of188bet亚洲体育及真人

要了解更多信息,请查看我们的在线训练营对个人知识管理,建立第二个大脑

最近我有幸加入了David Allen的会员专用播客In Conversation。

这是唯一一个你可以听的公共场所(1小时,可下载):

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我们的主题是我在2013年用GTD量化个人生产力的8分钟演讲[伴随着幻灯片]:

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但我们还触及各种其他主题,包括:

  • 生产力作为A.设计问题(并使用设计思考来解决它)
  • 的好处和最佳实践时间跟踪
  • 工作流程设计习惯形成作为生产力的未来
  • 使用习惯形成和物理伪影锚定gtd习惯
  • 认知科学与我们的知觉的时间
  • 分析盈利能力在基于项目的环境中
  • 流行的概念生产力以及它们的生产力如何经常是错误的(包括多任务,会议和电子邮件)
  • “缓慢”的生产力
  • 的快速发展技术的作用在知识工作中
  • 集成应用程序,如口袋,Evernote和松弛
  • 和之间的相似之处冥想和防弹工作流程

查看下面的成绩单,链接到我们提到的资源。

成绩单

大卫:嗨伙计们,大卫艾伦,回到谈话,今天与Tiago Forte,实际上是我最近的熟人。有人给了我一个链接到一个他在印象笔记的演讲[8分钟。龙]在2013年。这是关于GTD的一种方式,即我从来没有真正听过任何人对它有关,也不会这样做。但我们会在继续讨论时更详细地进入更多细节。但是,Tiago为什么不给那些正在倾听这个的人,他不知道你是谁......你是谁,你做了什么?给我们高级概述。

蒂亚戈:幸福,我很高兴能够顺便说一句,大卫。我在加利福尼亚州旧金山。我经营了培训培训和咨询公司188bet亚洲体育及真人.本质上,我们为公司和其他组织提供关于生产力的培训和研讨会,培训员工提高生产力。有时还会咨询项目。主要围绕与生产力、项目管理、习惯形成、行为改变相关的产品——大多数时间是应用程序,但也有其他产品。

D:从我见过的东西,以及你所做的迷人博客,你已经完成的帖子和你的会谈,你显然有很高的技术倾向。我假设这是你的背景。你为什么不滚动录音带 - 你是如何进入这个的?你的路是什么?

T:是的。所以,当我发现GTD时,这也与我的GTD相一致。我几年前在旧金山的一家咨询公司工作。这是一个全球公司,基本上是创新咨询。因此,我们将帮助所有尺寸设计新产品和服务的公司。通常以某种方式相关的技术。我们从儿童玩具中做了一切,我们设计了一个自主车辆,我们设计了Digitick,这是欧洲PayPal,最大的支付处理服务。所以相当一系列不同的技术相关产品。我开始进入GTD,并实现了越来越多的我今年来相信,这是生产力是一个设计问题。

D:更多地谈谈这一点。我喜欢设计 - 我的妻子和我喜欢伟大的建筑,我们喜欢伟大的工具,我们喜欢在设计过程中的伟大思考 - 但我不得不说我仍然对设计过程本身相对难点。所以教导我有点了解你如何看待它以及如何适合。

T:我很乐意。对于这类事情,我们现在生活在一个非常激动人心的时代,因为设计的理念已经打破了老式的观念,你知道,“让我们设计一些漂亮的东西”,有两个平行的运动发生了。一个是用户体验设计,用户体验设计是一个领域或者说是一个想法,设计比外观更深刻。它是什么东西。它是定义,是产品的灵魂。这就允许了各种各样的思考,更深入的思考,以及围绕“好吧,产品带给你的感觉的本质是什么?”用户体验是什么?除了颜色、字体和渐变,剥去所有的表面装饰,什么是产品真正的灵魂?这就是用户体验设计。这在设计界是一个巨大的趋势。

但还有一种趋势可能更有影响力,那就是设计思维。这是斯坦福大学的设计学院;是创新咨询公司IDEO。他们花了几十年的时间来普及这个想法,现在这个想法终于开始达到临界量,即设计不仅仅是制作东西的物理行为,它是一种思考方式。这是一个完全不同的讨论;有各种各样的关于设计思维的课程和研讨会。我有一门关于设计思维的课程。但我可以总结一下,我们在学校和工作中都被教导通过分析来解决问题。如果你回到单词“analysis”的词根,它的意思是“分解某物”。这就是我们的工作。 We break it up into all the little pieces. We analyze each piece separately. We change all the little pieces, and then we try to put them back together.

设计师不同地解决问题。它们通过合成解决问题,这是相反的。这是,把东西放在一起。因此,设计师将完成所有的研究和弄清楚挑战和机遇是什么,而不是说“好的,这是我的报告”或“这是我的分析,我的理论”,他们说“这是我的产品。”让我们看看这个产品,这是我合成的最终结果可以解决我们正在研究的这个问题。

说来话长啊。让我们回到GTD,到现在为止,有些书呆子,那些生产力书呆子已经进入了GTD,特别是,他们已经重新设计了他们自己的工作流程。你甚至在新书的新版本中也提到了它掌握GTD的步骤之一是理解GTD中行为的功能原则。一旦你理解了这些原理,就会有成千上万种不同的方式可以表现出来。

所以我认为,到目前为止,它是生产力书呆子-在未来,这将是所有人。每个人都必须设计自己的作品;设计自己的工作流程。

D:有趣的是,几个月前我在IDEO花了一点时间,我们在自我定位:GTD在未来的10到20年里应该如何定位?我们做了一些很好的重新定位,我认为在我们的表达方面现在有了更多的真实性,实际上更接近你所说的,但我认为你是对的。我们仍在努力争取和拥抱未来。有趣的是,在那次谈话中,IDEO回到我们身边并试图找出"人口统计学是什么?,本质上是用户的。GTD的人。结论是,这是一个非常快的结论,但我认为一个有趣的结论,人口统计是一种心态。除了人们认为18个月后他们的生活将会有所改善,他们想要更多的空间来变得更有创造力,更有创意,更有抱负之外,我并没有看到任何共同点。可能是一个12岁的孩子,一个CEO,也可能是跨文化的。

所以它很有意思......对我来说是如何......我认为我刚才所说的是设计思维的结果,你正在下降的后者赛道。

T:是的,我想是的。

D:So when you came across GTD, and by the way, what’s fascinating to me is that there haven’t been a lot of people, and it’s why I wanted to grab you for this In Conversation, there haven’t been a lot of people that I’ve run across who caught sort of the subtlety of essentially, the art of work. That people just work, but they don’t realize that it’s an art, an art form. How good can you get at parenting? How good can you get at the tango? How good can you get at playing the flute? How good can you get at managing the flow of life’s work? So it was fascinating to me to see, at least if somebody else out there catches it that it actually may be the trend. That’s the long bet that I’ve made because it’s always been fascinating to me, the whole idea of the functionality of it, and the elegance of the functionality of it.

我们设计了一个收文篮,我和凯瑟琳还有意大利的一家公司,我们发现他们做的东西恰到好处,是世界上最优雅的工具。它是如此美观,每个人都说,“我为什么要花100多美元来买一个文件托盘?”我说:“这是典型的GTD表现。”我现在正看着四张叠在我面前的,它们设计得很好。他们没能起飞真是太可惜了。我很想卖掉无数个。我很想进入现代艺术博物馆。但我感兴趣的是,人们对这类事情的理解如此之少。我没有屏住呼吸,但那件事和我们的尚不象剂钱包我们设计这两样东西仅仅是因为它的功能,但它们都是非常优雅的工具。

T:这是非常有趣的,因为那些是,我的意思是,在设计中,我们对文物进行了解这么多。文物是强大的。它们是符号,他们也是学习工具,他们是仪式,我的意思是你可以解析你可能看不到一个小篮子的许多级别。

D:Yeah, you know talking about habits too, and we’re kind of bouncing around here but, the reason people fall off GTD is because they can only consciously focus on these behaviors for so long before automatic pilot takes back over, and if you haven’t established the habit of getting in-basket to zero, or doing a weekly review or something like that, then people fall off the game. People have often asked me “David, what are the habits that you’ve installed that make the biggest difference?” One is getting stuff out of my head and making sure I use that little Notetaker wallet to grab the ideas and potentially meaningful things. And the second one, probably the most powerful habit is, loving to see the bottom of my physical in-tray empty. Which basically, gets me to make a lot of the hard decisions I just don’t want to have to make, and that’s email as well as my physical in-basket but in order to get it empty I have to then put myself through my own process, and think and decide about stuff. “Ugh, I don’t want to have to think about that.” But I gotta get that empty. So interesting how you can tie the artifact to the habits as well.

T:绝对的。你需要物理锚。I write about this a lot, and you’ve referenced academic papers that talk about this, how our brain is designed for spatial thinking, so any time you have a spatial mapping of what’s going on in your head that thing you’re doing is much more powerful, it’s much more habitual, it’s much more consistent.

D:酷。让我们回到Evernote讲话你所做的,因为那些听到这一点的人可能没有听说过,我刚刚看到它仍然可以在网上获得,如果您为“Tiago Forte”和“Evernote”进行搜索,您可以看到该演讲。如果你能记得回2013,你还记得那是什么吗?为什么你不做那个是什么以及你在那里谈论的内容。

T:绝对的。那是在QS聚会上。QS是“量化的自我”。对于那些不知道的人来说,这是一种全球性的运动,人们在世界各地的城市聚会,做简短的演讲,通常在15分钟左右,就他们正在跟踪的自己的某些方面。可以是他们的步数、活动、睡眠、饮食、生产力或创造力。我是说,任何你能想到的东西。事实上,我记得很清楚,因为,事实上,对我来说,要总结一个长达数年的实验是非常困难的,要总结出一小部分来进入8分钟的时间。我一直在做这个实验,直到今天。

我对自我跟踪感兴趣是出于一个非常实际的原因,那就是,如果你不衡量你在做什么,你怎么知道它是否有影响?这是一个绝对适用于任何地方的原则。特别是当你使用技术时,你会更清楚地看到这一点,当你改变页面的一个小方面——按钮的位置或标题的颜色——这将会使网站的性能以两位数的速度改变。你会想"好吧,哇,这些微小的杠杆点,我可以做的微小的事情有非常显著的影响,但你永远无法梳理出这些影响除非你有某种方法衡量你要做什么。所以我跟踪我的生产率和感兴趣,随着时间的推移,持续跟踪,我做了不同的方面:有多少任务我完成,我完成很多项目,我花的时间在不同的项目,每个项目的盈利能力,我的意思是,我可以谈论很多事情。让我来总结一下。

我想追踪我的生产力,以及我想到的最基本的方式是“每小时完成多少任务?”这听起来很棒,直到你开始看着那个机械师,它实际上非常有问题。我想我在谈话中提到我发​​现至少有12种有问题的方式。

我在不同的实验中发现,除非你的生产力是系统化的,否则你无法衡量你的生产力。直到你有一个固定的方法来完成工作。如果你每天只是去上班,只是回应收件箱里的任何事情,那么当然,你无法衡量一些随机和混乱的事情。我发现,其实有点让我吃惊,显然也让你吃惊的是,GTD中有很多原则恰好使你的工作足够系统化,可以作为一种副作用,一种奖励来衡量。它们有你所描述的所有的效果,所有的好处——平静的心态,如水的心态,额外的生产力——但它们碰巧也让你更容易衡量你在做什么。

和我在谈话中突出的三个。第一个是事实上,并非所有任务都是平等的。如果你说“好的,在这个小时内完成了一项任务,在这个另一个小时内完成了十个任务,”很好,这并不意味着任何一项任务是超级有价值或令人难以置信的您的业务。我在那里发现下一个行动原则很有帮助,因为如果你真的订阅了GTD,每次看到类似于“审查项目”或“头脑风暴想法”或“概念化新培训计划”,那么这个巨大的红旗上升了你的大脑和你说“好的,等一下。我必须打破那个。“如果你打破了那个,并使这是一项练习,并相当一致地做到这一点,你会发现它的副作用是你的大部分任务是或多或少的制服。他们几乎只是物理,个别行动,因此可以更准确地比较。

D:顺便说一下,我会阻止你。I’ll put a pause button on it because I want you to continue that but, it just occurred to me that my mentor, back in 1981 and ‘82 that I worked closely with, Dean Acheson — I mention Dean in the book — who’s the guy who taught me about getting stuff out of your head and deciding next actions. A huge part of his whole philosophy of consulting and thinking and process was about cycles of completion, and that you could only measure productivity if you produced something, and in order to produce something you have to complete a cycle. So what you’re talking about is the very discrete nature of why figuring out the next action was such a powerful thing. Because it gave you actually something to complete. And a cycle. Basically that the essence of productivity is producing things. But you have to have a thing to complete. You have to have something come out the end, in terms of what you’re doing. And that can get pretty subtle, as you know. But anyway, that was a fascinating sidebar that just occurred to me. So keep going.

T:很有趣,你用了"循环"这个词因为它就像是让我们能够比较两台计算机的东西。你可能有两台电脑,一台在访问Facebook,另一台在计算一些难以置信的天文程序。我们如何比较这两个过程?你可以看看电脑运行的周期,对吧?这给我们带来了很多价值。能够看到任何设备然后说“它用了这么多周期”,或者“它用了这么多内存”,或者“它用了这么多浮点周期”,或者随便什么术语,这也可以应用于生产力,用于思考。我想,有时候人们很想说:“所有的思考都是如此神秘,如此微妙,如此神秘,以至于它永远无法以任何方式解释、分解、量化或系统化。”嗯,没有。我的意思是,在某种程度上,是的,我们永远不会完全弄清楚,但你可以把它分解成一些东西。 The lowest common denominator, the basic unit of thinking, is the next action.

D:我觉得你是对的。

T:思考和行动,也许。

D:嗯,考虑一下什么?你有一个视觉,有一些视觉的东西发生在你身上,但思考实际上是向前移动的东西。它正在向前移动;它正在向前移动一个概念;向前移动一些东西。所以我认为你是对的。这是下一个行动。

T:所以这是第一个。这是一个令人愉快的惊喜。第二个是我注意到没有在系统中捕获的一切。如果您只是使用GTD工作流程以完成操作,这可能不是问题。但是,如果你想看看你做了多少,那么就像人交往的任务一样,就没有借给自己的各种各样的任务。“与别人交谈”的事情,如果他们只是在你面前出现,你和他们谈谈,通常你不去,然后输入你已经完成了系统的东西。所以那些任务倾向于穿过裂缝的碎片。这是不幸的,因为,你知道,我有点逆势,我在网上看,所以很多生产力制品都是最小化人类的相互作用。就像,你如何用电子邮件替换电话?您如何用短信替换对话? And I just think that’s crazy. When I look at bandwidth, the thing about bandwidth is, there’s a certain bandwidth you can receive through your phone, or through your email, or through looking at a screen. But when you talk to a human being, to me that’s the ultimate bandwidth operation. Because not only are you getting information through sound, which of course is pretty slow, but they’re reacting to you, right. They’re looking at your facial expressions, they’re thinking about your context, your goals, your needs, your history, and in real time, adapting and modifying the information stream that they’re giving you to perfectly match what they think your needs are in that moment. It’s almost like having the ultimate artificial intelligence system standing in front of you, with all of a vast life experience that they’re directing and customizing just for you in that moment. I think that’s kind of a magical thing. I don’t know.

D:Yeah, it’s funny, I was just in Antwerp last week and meeting with a guy who ended up creating a film on coaching, but his background and main professional thing is micro body movements and reading body language and that, like in poker, is the tell. People can’t actually control, and if you get really good at reading it you’ll know exactly what they’re going to say before they say it simply because you can read that subtle stuff so…just an affirmation of what you said. There’s a whole lot of bandwidth that happens that’s involved in those kinds of communications, for sure.

T:哇,他是怎么运用这些知识的?

D:他做了很多训练和教练,显然是销售人员,或向高管,商界人士。谈判游戏中的人。他们与那种信息的军事和安全部队做了一点点。不是一个特别有趣的区域,因为他们在世界各地做得好。

T:很有意思。哇。

D:是的,迷人的东西。那么你怎么跟踪 - GTD如何帮助您管理不一定预先录制的东西的库存?

T:我在这里发现的有用的原则是捕捉——收集的习惯。它不一定是——这并不是一个绝对的解决方案,但它肯定比100%,数量级比大多数人会做什么,一个待办事项清单,本质上是一个微小的一部分,一个很小的百分比非常大量的承诺和开放的循环,他们已经开始。有趣的是,这是我的实验得出的结论之一:有时很难完全遵循这些原则,因为很难看到你在当下会得到什么好处。你知道,你会想,“好吧,我可以做每周回顾,但我不知道,现在是周日晚上,我宁愿做点别的。”所以你会让事情顺其自然。你没有做到应有的自律。有趣的是,我发现有时候我会按照推荐的习惯去做,或者更严格地遵循这些原则,只是因为我想让我的数据更干净。

D:是的,那很有趣。理解,我和你在一起。

T:但之后,它就会反复出现因为我会做一些事情只是因为我希望数据是准确的,但因为我已经做了,我就会在我的日常工作中看到实际的好处。所以我就想,“好吧,如果我看到了好处,我会采取任何我能得到的动力。”

D:没有开玩笑。会有人说,“蒂亚戈,这是一场近乎强迫症的比赛。”不过,还有比这更糟糕的方式呢。

T:Yeah, so I found myself following it quite closely and, the collection habit: I’ve just gotten into the habit where…one part of your books that really resonated was, starting to work with people who don’t have the same habits, and I’m at the point now where, when I’m talking to someone and we’re discussing business, and they say they’re going to do something, and they don’t make any note, don’t write anything down, I just cannot help myself. I cannot have as much confidence in that person as I had before, because I think, there’s two terrible scenarios: one, they’re just hoping they remember it, and they’re probably not going to, or two, which is even worse, they’re actually going to use their brainpower to remember this thing, which means less brainpower for the project that we’re working on together. So yeah, I’ve just gotten to the point where the second I realize there’s two things on my mind, I am reaching for something to get that second thing off my mind.

D:每周审查也融入其中。我的意思是,这是安全网,因为我回忆起你也谈到了这一点,那就是在一周结束时帮助你的清单,你可以回去拿起你可能错过的东西。

T:是的,所以这正是我发现的第三个原则。当您导出数据时,您将其放入Excel并开始执行分析时,您意识到您的数据的粒度是一个巨大的问题。完成任务时,每分钟在您完成任务时经过的时间,您的数据会越来越少,准确。是的,这是进入OCD领土。

但在科技领域,这就是延迟。延迟越高,系统的响应就越慢,精确度就越低,从用户的角度来看——在工作流中,你是用户——这就越不令人愉快。如果你在手机上使用的应用程序有非常高的延迟,这是非常令人沮丧的。你拍了拍什么东西,然后你想,“好吧,发生了什么?它没有发现吗?它没有反应吗?发生什么事了?”所以我发现这种每周的粒度就是我想要的,这意味着我必须在完成任务的同一周内随时检查任务。如果你不做每周回顾,那就很有问题了。

D:You know, interesting that you mention that too because, years ago, I read somewhere — I lost the reference — your brain or your memory does kind of a control-alt-delete dump after about 7 days, and so, if you’re trying to recall what went on in a meeting, at least if you can try to do that activity, that recall, within 7 days of that meeting, it’s a whole lot clearer than if you wait another day or two; then it’s like looking for a needle in a haystack. It’s like something just disappears and diffuses and I went, “Oh no wonder the weekly review seems to have this natural rhythm to it. For that reason.” Exactly what you were talking about.

T:完全,我相信完全。是的,所以每周审查只是确保了 - 它是一种像备份系统一样 - 如果我在一周的过程中致力于一个项目,我将在我的任务经理前面和中心有这个项目,就像事情发生一样我看到他们并检查它们。But if you’re having one of those weeks that’s most weeks, which is, you’re dividing your time and energy between multiple projects, there’s really no reason to expect that you’re going to remember, “Oh, I did that one thing that’s buried in one of my lists somewhere.” And actually, even if you remembered that, it wouldn’t really make sense to stop what you’re doing to go check something off. That’s not the best use of your time.

所以,第三个原则就是这样,我知道我的数据反映了我在给定的一周的实际完成,因为我每周至少服用一次,通常更常见的是,经历我的任务checking off the things that I’d already completed.

D:所以,你可能会在你的流动中达到这一点,但是一对迷人的事情。首先,只是你的结果。跟踪此东西后,您仍然追踪它。我想这是一年的谈话。而对我令人着迷的第二件事是你有反向的AHA,这是对典型目前的智慧进行的事情。

T:没错。有各种各样的东西。当你开始跟踪时间时,你注意到的第一件事之一 - 当我说“跟踪你的时间”时,我必须做出这个区别 - 因为很多人今天跟踪他们的时间,但这不是他们决定做的事情。It’s either they’re consultants and they need to track their billable hours, or they’re lawyers, or…like when I worked in the consulting firm before, at the end of each week I had to go in and fill in what I had to spend my time on. But of course when I looked at the timesheets, there were 3 blocks for the day: one in the morning and two in the afternoon. And every day I would go “How can I possibly describe everything that I’m working on in 3 blocks?” It’s impossible. So I think when the process is not self-directed, and it’s not something you’re really committed to, you’re not going to get accurate time-tracking data.

所以你第一件事你会注意到你真的开始这样做,那是你周围的人是绝对可怕的,我的意思是,只是恶化,估计有多长时间的时间。任何事物。到你必须小心你如何使用这些知识的程度。因为你会开始遇到你在会议的情况下,有人会说“哦是的,我们将建立这个功能。我们将推出该功能。它应该需要大约10个小时。“而你走了,“我知道事实,从我的个人经历中,这将至少花30个。”问题是,如果你说,如果你提出了这些现实检查,人们会真的生气。

我的意思是,经典案例是5分钟的事情。每个人都总是喜欢说,“哦,这需要5分钟。”“那将需要10分钟。”“那将需要15分钟。”没有什么需要5分钟。几乎一切都有一个扩展时间比你想象的时间更长的倾向。

D:哦,相信我,这么多年来,我一直在指导人们,试图让他们认识到2分钟是什么。这就是为什么我们设计了一个2分钟计时器,一个小沙漏计时器。我用了一年左右的时间来训练自己2分钟是什么。必须有两个计时器,因为如果我在一分钟内完成某件事,一半的沙子还会在那里,所以我必须使用另一个计时器。虽然当你参与某件事时,我们对时间的完全无意识是很有趣的。肯定的。

T:是的,我完全同意。事实上,我第一次读你的书的时候,我不得不承认当我读到定时器的部分时,我想“这太荒谬了。我永远不会那么做。”但现在经历了时间跟踪,我完全明白了。我们的大脑并不是用来理性、客观地评估时间的。他们只是没有。

所以这是一回事,这有各种各样的影响,我的意思是我发现的一件事,一旦我离开咨询公司并开始我自己的公司,我开始进行盈利能力分析。这是可怕的。我会说,除非你愿意让你的范式摇晃,否则不要这样做。因为我发现的是,我有一系列客户,我做得很像相似的工作,相当的工作,使用相当的比率,项目之间没有大幅不同的定价。然而,一旦我跟踪了我花了多少时间,因为进入时间的不同变量,有一个差异的盈利能力为五次。因此,我每小时最有利可图的项目比我最不利的项目更有利于5倍。

D:哇。

T:是的。这是可怕的。因为那么你必须开始考虑这样的事情,“哪位客户真的值得为?”“我的时间在哪里度过?”这个项目也值得它,即使是令人兴奋和有趣,还有一个非常着名的客户,如果我看每小时的速度,我基本上是最低工资?这就是我在我的一些项目中发现了,因为花了大量的时间,通常会对客户处理,额外的工作往往是最苛刻的客户期望的,所以收费的费率实际上是最低工资。所以,各种不同的含义都出现了这一点。

我想我在谈话中提到了,我有一定的期望,例如我预计在给定的一周,在会议上花费的时间与电子邮件中的时间之间存在强烈的相关性,以及降低生产力。我想“好的,我在一周内在会议上花费的时间越多,我的生产力就越低了。”但实际上,我发现真的根本没有相关性。没有任何关系。我拿走的结论是,一旦你想到它,这是一种明显的结论,这是不可能的,会议本质上很糟糕。它不能。如果他们刚刚如此自然的邪恶,他们就无法使用它们的增殖并被用来接近这么多不同类型的问题,就像有时在生产力世界中讨论过的那样。它必须归结为您的开展会议。这一定是一个问题,良好的会议实际上非常有帮助,非常富有成效,非常有效,并且当然糟糕的会议是绝对浪费时间。那么,一旦你意识到,它就会激励你 - 至少它激励我 - 好的,什么从糟糕会议中分开良好的会议的最佳实践?And that’s been something that’s become a big part of my business is coming into a company and saying, this thing that you spend, in some cases, which I know this is hard to believe for someone who doesn’t work in this business, when you spend as much as 60 or 70% of your time in meetings, don’t you think it’s worth optimizing that particular activity?

D:是的,对我们的人似乎非常常见,特别是在GTD背景下,结果和行动。你知道,只有这两件事就是绝对游戏,从一个糟糕的会议到一个好的会议。

T:而且你知道,这是我注意到的事情......在我的研讨会上,我真的专注于个人,就像你一样。我们达到了他们所说的一点,“好的,这对我的个人工作来说很好,但让我们谈谈球队,或者会议,或者更大的背景是”,我说,“你知道,”你知道吗?这就是让这些原则强大的原因。是他们规模。“它们向您缩放到任何大小,以便您关心它们。我认为这是一种非常好的证明他们的有效性。

D:的确。那么,我们不会失去它:在如何改进的情况下跟踪完成周期的结果,或者你做了什么样的改进?

T:我认为这让我更接近现实。我想归根结底就是这样。我最近读了一篇文章,标题是“为什么有些人总是迟到?”我说:“我需要这个,因为在我的生活中,有一些人总是迟到。”我爱他们——我的兄弟,我的女朋友——他们总是迟到,这就像是他们操作系统的内置功能。于是我点开了那篇文章,心想我真的很想知道。我来总结一下他的论点,基本上就是,总是迟到的人是在否认时间是如何运作的。他们否认时间的真实性。时间是这样运作的,所以那些经常迟到的人,他们总是假设会发生的是最好的情况。如果他们想计算,“我从这里到工作需要多少时间?” They think, “If I don’t forget anything in the house, and there are no problems with the bus, the bus arrives perfectly on time, and there are no delays, and no one stops me to talk, and everything goes perfectly, this is how much time I need.” And that’s how much time they leave. And so when those interruptions and delays inevitably happen, and they are late, they think, “How can this happen? How can this be that I calculated perfectly and I was late?” Whereas people who are always on time, they think, “This, this, and this can go wrong — let me factor that in.”

我发现这一点非常适用于知识工作。我们在否认,我们中的很多人,如果我们没有时间追踪的习惯,我们在否认做一件事需要多少时间。思考、计划、准备以及事后汇报所需要的时间。我想我已经能够更现实地看待事情了。

D:这很酷。如您所知,我们的一个大委派的是,如果您每天至少有一小时的空格,您将落后。因为思考并决定新的传入需要很长时间。而且大多数人只是去墙壁到墙壁,然后抱怨他们必须度过周末或任何清理和追赶投入,而不是组织他们的生活。

T:绝对的。那真是太对了!这也是我在数据中发现的。我不能说有很强的统计学上的显著相关性——我没有足够的样本量,但我确实看到了给定一周的工作时间和生产率之间的正相关。所以我确实发现我可以做更多的事情,不仅仅是总数,而是每小时,当我在给定的一周投入大量的时间时。事实上,我看到了现实。我认为你可以花更多的时间进入心流状态。如果你每周多花10到20个小时,你就可以增加一些“心流”阶段,在这些“心流”阶段,你可以完成更多的工作。但当我观察一个月的情况时——也就是某一个月的工作时间和生产率之间的相关性——这种促进作用就完全消失了。这和你刚才说的有关,也就是,如果你在给定的一周内不留下空白,你可能会完成更多的工作,但如果你不留下长期的处理时间,你就会开始落后。

D:你知道,这也有相关性,就像你说的,我最近最喜欢的书之一是脑链(附属链接),Theo Compernolle’s new book on all the aggregated research from cognitive science and the whole necessity for the archive mind — you know we have a reflexive mind and a reflective mind — and the archive mind is the one that basically requires you to stop thinking, stop a focused kind of conscious focus. There’s a zero sum between the reflective part of your mind — that’s the one that gets tired. That’s decision fatigue and all that stuff. You can focus, you’re highly productive when you’re in flow and you’re highly focused on what you’re doing, but in order for that to continue, to be able to sustain the ability to do that, you have to have almost an equal amount of archiving time, which means daydreaming, sleep. Back away from the whole thing. So, interesting correlation to what you found out there.

T:这很有趣,因为这是一个变得如此讨论的真理,所以它成为一个陈词滥调。Where people say yeah, you need to rest, you need to relax, you need to take time away, and I don’t know, maybe it’s just because of being in Silicon Valley where people kind of pride themselves on actually running their bodies into the ground. There’s sort of a reluctance to admit that that is not a philosophical or nice-sounding idea; that is a neurochemical reality that we have to accept.

D:是的,多年来我一直在说,“我不是一个励志演说家。我喜欢尽可能多地睡觉。”事实证明,在一个七、八个小时的睡眠中,最后两个小时的睡眠是你的大脑将所有杂七杂八的东西整合在一起并得出新结论的最重要的时间。所以我说,这些年来我一直很聪明……

还有奇怪的悖论。有人写了一篇关于加速加速的重要文章,并通过非常缓慢地移动的真正精华,并观察你的生产更加高效。实际上我最近尝试过一些东西。这真的是真的。我没有任何数据证明,但至少存在,或者作为一种经验,它的效率更加放松,而且我在许多事情方面逐步移动。

T:我想我们应该开始......跟进慢食,煮慢煮,慢一切......生产力慢。

D:这很好。我们会用到它的。蒂亚戈,我再次被设计和工作的整个理念以及它的发展方向所吸引。另一件违背直觉的事,顺便说一下-我在这里跳过-花一分钟谈谈你在演讲中提到的让我着迷的事情-多任务处理实际上提高了生产力。在某种程度上,这与所有的认知科学研究相违背但我认为存在多任务处理,确实存在多任务处理。一个是有GTD的,一个是没有GTD的,我认为这是非常不同的世界。

T:多任务处理。这样一个有趣的话题。我在数据中发现了什么,再次没有统计学意义,既没有任何方式都没有相关性。消极或阳性。但是,我会说的是,如果我能再次逆转,很多生产力的东西 - 物品和事物 - 都是关于焦点。你知道,还有所有这些框架。有Warren Buffett:列出您的前10名优先级,然后交叉2到10,那些是您的绝对不做的列表,只有1号是您可以做的。所有这些都是非常鼓舞人心的和非常诱导的方法,“绝对的一件事是什么,而且只做这一点,但我认为这只是不现实。对我个人而言,我觉得我是一个漂亮的重点人。很多人告诉我,“我钦佩你是如何坚持一件事,而且你的专注。” And yet I find that when I look at my context lists — my different lists of what to do — I have to take into account what excites me and what stimulates me in that moment. I cannot optimize only for the long-term, scientifically objective, optimal variable. I’m not a computer. I can’t just chug away at this one mathematical task forever. I have to do things that stimulate me, that interest me, that keep me up at night sometimes. And that’s something that I think should be incorporated into the context lists. That sometimes people miss. I tweeted recently a quote that I really liked which is, a paraphrasing of…I can’t remember the source right now, but “The key to sustainable productivity is adapting methods that don’t require changing your fundamental nature.”

D:不,就像你说的,我想起了乔斯·韦登,那个导演复仇者无事生非;非常有名,成功的人。他将自己的成功部分归功于GTD的下一步行动思维。但乔斯说,这是《快速公司》关于他的一篇文章。他们采访了他,他谈到了GTD。但他也说,“你知道,人们会说,‘你应该先把最难的事情做好。“我只是先做我想做的事。我想做的事。最有趣的事情。这是我要做的第一件事。”另一方面,我都同意,同时,要养成一个习惯,这是非常有用的,大多数我的注意,通常我避免的东西,先做,然后我可以吃其他东西作为奖励的一天。我想这两个都可以。 But to your point, I think that has to do with what you just said. We have to go with whatever our flow tends to be personally.

T:你知道,我觉得这是一个更深的GTD原则。有时候,我看到人们认为GTD的目的是强迫自己做某事他们真正不想做的事情。对我来说,这是相反的。如果我能为此提供一些上下文......实际上我记得来源,它来自Josh Waitzkin的书籍,谁是这部电影的前国际象棋神童寻找鲍比·菲舍尔是基础。准确的引用是…所以他利用他的象棋工作来指导各个领域的优秀选手。他在他的书里说学习艺术(联盟链接)他说:“我越来越相信,高绩效取决于你的工作能力,它符合你独特的性格。”让我把它和一个作家联系起来,尼古拉斯·纳西姆·塔勒布,他已经很出名了。他写的是混乱和不确定性。他的书里有一个很棒的想法,让我笑出声来。他说“拖延是最有用的,或者是人类最有用的思维过程之一。”我的意思是,想象一个没有拖延症的世界。如果没有拖延,当你遇到一个新项目时,你会立刻投入进去,花上几个小时,几天,几天,甚至几周的时间,甚至在你认为它值得做之前。或者是对你有价值的东西。他把拖延症描述为一种自然的过滤器。如果他在拖延某件事,他内心深处的某种东西在抗拒它或对它麻木,实际上,通常是有很好的理由的。 This now comes full circle to GTD. Which is either it’s unclear, it’s not actually important, it’s not in line with his values…there’s something wrong with it that his psyche is telling him, “This is not attracting me — it’s not something that you should be doing.”

D:是的,正如我所说,直观持有和拖延之间的线条非常薄。我对拖延的定义是,你没有做某事,但你感觉很糟糕,你就没有这样做。与“嗯,我不想现在这样做。”这不是拖延。这更像在谈论什么。

T:真的。

D:你可能只关注另一个响铃的铃声。

T:我忘了最初的问题是什么了……

D:我们在说,我们需要放松一下。我们得远离这一切。你知道,这是真的,人们会听你和你说话的方式,显然强迫症的幽灵来了:“哇,你到底为什么要花这么多时间和细节去追踪所有这些东西?“那又有什么区别呢?”同时,你也可以自由地做一些很酷的事情。这就是我做GTD的原因。你知道,人们遇到我,我们中那些真正在GTD工作了一段时间的人会说,“你看起来一点也不像我们想象的那样。”你更悠闲。表现得更自然。你好像玩得更开心了。不像看上去的那么死板,那么企业化。 So there is a paradox here. And I think you’re right. The future of both our awareness of work and our awareness of productivity.

所以让我们,在我们快要结束的时候,让我们来谈谈你对蒂亚戈未来的想法。因为,我喜欢你对这些东西的思考方式以及你把它们组合在一起的方式。但我很好奇这个向量的方向,或者你是怎么看的。

T:我认为技术是一个明显的技术。我真的觉得它真的达到了一个拐点,直到现在,技术一直是一种支持,或者是在之前完全可能的行为和方法的加速器;它只是技术使我们能够更加移动或更快地完成。但我认为拐点是技术正在达到一定程度的进步,在根本上改变的事情。我们现在可以访问功能和新的视野。我不知道,也许在你的六个地平线模型中开放了新的视野,因为技术只能为我们提供。

举个例子松弛.Slack是一种消息传递和协作工具,它是巨大的利润率的最快和最快采用的企业生产力软件程序。在我思考,不到两年,或者可能大约两年,它达到了......我不知道有多少百万用户,但估值超过十亿美元。我从未见过任何事情都是如此迅速地采用。And it’s causing something to happen that I never thought…I’m hearing something that I never thought I would hear from teams that are adopting Slack, which is “Slack is replacing email,” “I’m getting fewer and fewer emails,” “Email is becoming less and less central to my work.” That’s something I did not think I would hear in my lifetime.

D:有趣。你觉得Slack为什么会触及痛处?

T:我认为这是一些事情。我的意思是,有一件事是消息传递的整体力量。在硅谷有点惊喜......我可以从我的谈话中与工作中工作的人说,所有消息传递应用程序的兴起 - Viber,Whiber,Facebook Messenger。消息传递应用现在需要40%的时间在移动设备上花费,并且移动设备比计算机占用更多时间。如此真的,我们的时间很大一部分是消息传递应用程序。这导致了很多事情。我们对他们变得越来越舒服。我们现在想起消息不像你的十几岁的儿子或女儿一样,而是作为一个完成实际认真工作的论坛。而且,正在创造一个整体文化。各种各样的如何通过消息传递进行通信,如何制作请求,如何使用Emojis,如何通过Slack等工具设置会议和进行会议。 This is a whole sub-culture of productivity that really is being created from scratch right before our eyes. Which I think is pretty exciting. Disruptive, and sometimes distracting, but also exciting.

D:有意思,我刚读了你的新博客文章这是伟大的,关于阅读应用程序。而且,在某种程度上,技术允许我们回去,或者至少可以访问一些更深,更丰富的事情,那不是那么表面,这就是大多数人责怪数字世界,你知道 - skimming the surface and not letting people have real conversations or do real thinking or do real leading. So it’s fascinating. Talk for a minute anyway, how you see that. Because I think that’s also part of the future. That, added to your work and your在Evernote上写作基本上是作为一个决策支持工具.在所有不同类型的地方具有数据,允许您扫描并查看所有类型的关联,您不一定会看到。因此,以一种数字世界使我们带回更多的自然流动,这与更深的较深,较冷的事情达到思考和更多的价值。大话题,我知道我们可能会在那个上拨打14个小时。

T:所以只要为您的听众提供一点背景,我的最近两个博客帖子就读于稍后的应用程序,具体地阅读它口袋,这是我使用的那个,而那个是在Evernote之前。那些是......当你看到那些帖子的长度时,它们更接近研究项目而不是博客帖子。

D:我知道。这令人印象深刻。

T:他们实际上是一系列研究和实验的结果。我喜欢用博客文章的形式封装我的所有学习。实际上,Evernote博客帖子将发表我相信明天,星期五,在Evernote博客上,所以这是一个更容易找到它的地方。但基本上是的,我用技术注意到了,你必须设计如何使用它。设计的产品设计师,例如,他们铭记了如何使用他们的应用程序,并且他们创造了他们在如何使用Evernote的所有内容以及他们产生的所有内容。但你必须在某些时候决定自己:“Evernote对我意味着什么?”“笔记本对我意味着什么?”“笔记对我意味着什么?”您必须有点强加于您的系统,以反映您的价值观和优先级以及您的项目到工具上。我认为与Evernote更明显 - 你下载了Evernote并打开它,它只是一个空白的板岩。 You can use it any one of a thousand ways. Which I think is both its strength and its weakness. But what surprised me with Pocket…I mean, Pocket and all the other Read It Later apps could not be simpler. Basically, they add a button to your browser, and you click a button, and it saves whatever you were looking at for later. And yet, even with something so simple — it’s basically a utility; it does one thing — even something that simple you have to think very carefully about how you integrate that simple utility with your workflow. Otherwise it can be more of a disruptive force than a productive force.

D:令人着迷。

T:如果我还能再说一件事的话,有一个关于回归自然的小故事。我最近有一个经历,我很想告诉你。我参加了一个冥想静修,为期10天的冥想课程。10天,完全安静,不说话,不阅读,不写作,不锻炼,基本上你一整天都在冥想,睡觉,吃饭,就这样。一开始我有一点压力,因为我没有所有的工具。当然,我摆脱了日复一日的工作,我的脑子里充满了各种想法、商业机会以及我想要开始的事情和新项目。,几天后就完全一致的冥想和无法把东西写下来我的心平静下来,最后的课程,我想说在7或8天,我都有这样的经历,我走出冥想大厅,经过大约七、八天的冥想,我的大脑处于一种状态,我想这是我人生中第一次真正体验到你所说的“心如水”。我会环顾四周,看着树上的一片叶子,除了那片叶子,我脑子里绝对没有其他东西。我看到一只苍蝇在空中飞过,我的注意力如此集中,就像蜘蛛的感觉一样。 I could track the fly through the air as if it was in slow motion. And what that experience revealed to me was, the only time I’ve felt anything close to that, is when my workflow and my systems were completely, totally clear, current, and complete. And the experience was very inspiring for me because I realized those of us who work in productivity and work with workflow, that to me is really the goal. If we can create just a little bit of an experience like that, of being absolutely, totally in the moment, for people who are living their normal, daily lives, I think that’s a huge deal.

D:哦,非常酷。这当然是对GTD过程的一种呼吁。至少,这是GTD过程的意图。因为,如你所知,我已经重写了这本书,更注重适当的接触。这并不是说工作更努力。重要的是无论你在做什么,都要活在当下。你不需要走很远。把注意力放在吸引你注意力的事情上,你需要做些什么来转移注意力呢?在某种程度上,用这种方式开始理解它变得更简单了。

T:是的,当然。

D:好的,我们现在需要将其带到近距离。我很想在稍后的时间内重新审视这一点。伙计们听到这个 - 如果他们想访问你,以及你正在做的事情和你的一些写作等,那是好的,它们是怎么做到的?

T:当然。我在推特上,@fortelabs.然后,其他的基本上都是网站。相同的字母,www.maggotpunks.com.您可以找到联系信息,我的博客是在那里,我提供的服务,我的背景上的一个模糊,基本上是其他一切。

D:蒂亚戈,非常感谢。这是一次令人着迷的对话,我相信我们还会继续下去。

T:谢谢大卫。这是一个真正的乐趣。

D:小心。

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